Algemene voorwaarden

Laatst bijgewerkt: 24 augustus 2026 · Versie 1.0

Deze voorwaarden gelden voor alle offertes, opdrachten en overeenkomsten tussen Valmoors Digital en haar zakelijke klanten. Wij hebben ze zo kort en leesbaar gehouden als kon, zonder de dingen weg te laten die er bij een geschil toe doen.

1. Definities

• Valmoors Digital: de gebruiker van deze voorwaarden, gevestigd aan de Irenestraat 7, 7075 BA Etten.
• Klant: de onderneming of beroepsbeoefenaar die met ons een overeenkomst aangaat. Deze voorwaarden zijn niet gericht op consumenten.
• Agent: de AI-assistent die namens de klant berichten beantwoordt, afspraken maakt en klanten opvolgt.
• Abonnement: de doorlopende dienst tegen een maandbedrag.
• Eenmalige kosten: werkzaamheden die niet doorlopend zijn, zoals het inrichten van de agent, het bouwen van een website of een koppeling.

2. Toepasselijkheid

Deze voorwaarden gelden voor elke offerte en elke overeenkomst met Valmoors Digital. Eigen inkoop- of andersluidende voorwaarden van de klant wijzen wij uitdrukkelijk van de hand, tenzij wij die schriftelijk hebben aanvaard.

Is een bepaling nietig of niet afdwingbaar, dan blijven de overige bepalingen gewoon gelden. Wij vervangen die bepaling dan door een geldige die er qua strekking zo dicht mogelijk bij komt.

3. Offertes en totstandkoming

Offertes zijn vrijblijvend en 30 dagen geldig, tenzij er iets anders in staat. Een overeenkomst komt tot stand zodra de klant de offerte schriftelijk of per WhatsApp accepteert, of zodra wij met instemming van de klant met de werkzaamheden beginnen.

Afspraken die per WhatsApp of e-mail worden bevestigd, gelden als schriftelijk. Dat is bewust: wij werken met korte lijnen en willen niet dat een akkoord alsnog vormvrij ter discussie staat.

4. Wat wij leveren

Afhankelijk van wat is afgesproken, kan onze dienst bestaan uit:

• het inrichten, trainen en onderhouden van een AI-agent voor WhatsApp en/of telefoon;
• een reserverings- of afsprakensysteem en de koppeling met uw agenda;
• automatische opvolging van aanvragen en eerdere klanten;
• het bouwen en onderhouden van een website of landingspagina;
• het bijsturen van de agent op basis van de gesprekken die binnenkomen.

Wij spannen ons in om het afgesproken resultaat te bereiken. Wat wij leveren is een inspanningsverplichting, geen resultaatsverplichting: wij kunnen niet garanderen dat een bepaald aantal reserveringen, aanvragen of omzet wordt gehaald. Cijfers in ons marketingmateriaal zijn ervaringscijfers en gemiddelden, geen toezeggingen.

5. Wat wij van u verwachten

• Dat u ons tijdig de informatie, teksten, toegang en accounts geeft die wij nodig hebben.
• Dat u zorgt voor een werkend WhatsApp Business-account en de bijbehorende toestemmingen bij Meta.
• Dat u de inhoud die u aanlevert mag gebruiken en dat die geen inbreuk maakt op rechten van derden.
• Dat u de agent niet inzet voor misleiding, spam of ongevraagde massaberichten.
• Dat u antwoorden van de agent controleert waar dat voor uw vak nodig is, in het bijzonder in de zorg.

Loopt de oplevering vertraging op doordat wij op u wachten, dan schuift de planning op en kunnen wij extra uren in rekening brengen tegen het geldende tarief.

6. Prijzen en betaling

Alle bedragen zijn in euro's en exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

Soort kosten	Wanneer betalen
Maandabonnement	Vooraf. Wij factureren telkens vóór aanvang van de nieuwe maand; betaling moet binnen zijn vóór die maand begint. De eerste maand betaalt u bij aanvang van de overeenkomst.
Eenmalige kosten (inrichten agent, website, koppelingen, meerwerk)	Binnen 30 dagen na factuurdatum.
Kosten van derden die wij voorschieten (bijvoorbeeld berichtkosten bij Meta, domeinnamen, hosting)	Doorbelast tegen kostprijs, op dezelfde termijn als de factuur waarop zij staan

Betaling gebeurt per bankoverschrijving op het rekeningnummer op de factuur, of per automatische incasso als u ons daarvoor gemachtigd heeft. Verrekening of opschorting door de klant is niet toegestaan.

Wij mogen onze tarieven jaarlijks aanpassen. Een prijswijziging kondigen wij minimaal 30 dagen van tevoren aan. Bent u het er niet mee eens, dan kunt u de overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de nieuwe prijs ingaat.

7. Te late betaling

Betaalt u niet op tijd, dan bent u zonder ingebrekestelling in verzuim. Vanaf dat moment zijn wij gerechtigd tot de wettelijke handelsrente (artikel 6:119a BW) en tot vergoeding van de buitengerechtelijke incassokosten, met een minimum van € 40 conform de wet.

Blijft betaling na een herinnering uit, dan mogen wij de dienstverlening opschorten. Wij kondigen dat minimaal zeven dagen van tevoren aan, zodat u niet onaangekondigd zonder agent komt te zitten. Opschorting ontslaat u niet van de betaalverplichting.

8. Looptijd en opzegging

Het abonnement wordt aangegaan voor onbepaalde tijd en loopt per kalendermaand. Er is geen jaarcontract en geen opzegtermijn: u zegt op tegen het einde van de lopende maand, en dan stopt het. Opzeggen kan schriftelijk, per e-mail of per WhatsApp.

Reeds betaalde maanden worden niet naar rato terugbetaald, behalve in het geval van de geld-terug-garantie in artikel 9. Bij opzegging leveren wij op verzoek uw gegevens in een gangbaar bestandsformaat aan en verwijderen wij daarna wat wij niet hoeven te bewaren.

Wij kunnen de overeenkomst met een opzegtermijn van één maand beëindigen. Bij faillissement, surseance of ernstig misbruik van de agent mogen wij direct opzeggen.

9. Pilot en geld-terug-garantie

Voor de eerste drie pilotklanten brengen wij geen eenmalige kosten in rekening voor het inrichten van de agent. Zij betalen alleen het maandbedrag.

Levert de agent in de eerste 30 dagen geen enkele reservering of aanvraag op die anders was blijven liggen, dan betalen wij het maandbedrag van die eerste maand terug. Omdat het abonnement vooraf wordt betaald, gaat het dus om een terugbetaling en niet om uitstel van betaling.

Aan de garantie zitten twee voorwaarden, en verder niets:

• wij meten het resultaat samen met u, op basis van de gesprekken die daadwerkelijk binnenkomen;
• u heeft ons de toegang en informatie gegeven die nodig was om de agent te laten werken.

U meldt een beroep op de garantie binnen 14 dagen na afloop van die eerste 30 dagen.

10. Beschikbaarheid en derden

Wij doen ons best de agent en de website onafgebroken beschikbaar te houden, maar geven geen garantie op ononderbroken beschikbaarheid. Onderhoud kondigen wij waar mogelijk vooraf aan en plannen wij buiten de drukste uren.

Onze dienst leunt op diensten van derden, waaronder WhatsApp en de berichtinfrastructuur van Meta, het taalmodel van Anthropic, en de hosting bij Railway en Hostinger. Storingen, prijswijzigingen of beleidswijzigingen bij die partijen kunnen wij niet voorkomen en komen niet voor onze rekening. Raakt zo'n wijziging de dienst wezenlijk, dan overleggen wij met u over een alternatief.

11. Werking van de AI-agent

De agent geeft antwoorden op basis van een taalmodel. Zulke modellen zijn krachtig, maar niet onfeilbaar: een antwoord kan onvolledig of onjuist zijn. Wij richten de agent zo in dat hij binnen zijn opdracht blijft en bij twijfel doorverwijst, en wij sturen hem bij op basis van echte gesprekken.

• De agent maakt zich kenbaar als AI en verwijst op verzoek door naar een mens.
• De agent geeft geen medisch, cosmetisch, juridisch of financieel advies.
• U houdt de eindverantwoordelijkheid voor wat er namens uw onderneming naar buiten gaat.
• U kunt op elk moment ingrijpen of een gesprek overnemen.

12. Intellectuele eigendom

Alle rechten op de door ons ontwikkelde software, prompts, sjablonen, koppelingen en werkwijzen blijven bij Valmoors Digital. U krijgt voor de duur van de overeenkomst een niet-overdraagbaar gebruiksrecht op wat wij voor u inrichten.

De inhoud die u aanlevert blijft van u, net als de gegevens uit uw eigen gesprekken en reserveringen. Voor een speciaal voor u gebouwde website kunnen wij bij beëindiging afspraken maken over overdracht; dat leggen wij dan apart vast.

Wij mogen uw bedrijfsnaam en logo als referentie noemen, tenzij u daar bezwaar tegen maakt. Eén bericht is genoeg om dat te stoppen.

13. Persoonsgegevens

Verwerken wij persoonsgegevens namens u, dan zijn wij verwerker en bent u verwerkingsverantwoordelijke. Wij sluiten daarvoor een verwerkersovereenkomst met u. Hoe wij met gegevens omgaan staat in onze privacyverklaring.

Werkt u in de zorg, dan gelden aanvullende afspraken over toegang, bewaring en beveiliging. Die leggen wij vast voordat de agent live gaat.

14. Geheimhouding

Wij houden vertrouwelijk wat wij over uw onderneming te weten komen en gebruiken het alleen om onze afspraken uit te voeren. Van u verwachten wij hetzelfde ten aanzien van onze werkwijze, prompts en tarieven. Deze verplichting blijft gelden na afloop van de overeenkomst.

15. Aansprakelijkheid

Onze aansprakelijkheid is beperkt tot directe schade en tot het bedrag dat u in de zes maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan ons heeft betaald, met een maximum van € 5.000.

Niet voor vergoeding in aanmerking komt:

• gederfde winst, gemiste omzet of gemiste besparingen;
• schade door onjuiste of onvolledige antwoorden van de agent, tenzij die het gevolg is van onze opzet of bewuste roekeloosheid;
• schade door uitval of wijzigingen bij derden zoals genoemd in artikel 10;
• schade doordat u informatie te laat of onjuist heeft aangeleverd.

Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Valmoors Digital. Een aanspraak vervalt als u die niet binnen twaalf maanden na ontdekking bij ons meldt.

16. Overmacht

Bij overmacht schorten onze verplichtingen op. Onder overmacht verstaan wij in elk geval: storingen bij Meta, Anthropic, Railway of Hostinger, uitval van internet of stroom, cyberaanvallen, overheidsmaatregelen en langdurige ziekte van sleutelpersonen. Duurt de overmacht langer dan 60 dagen, dan mag ieder van ons de overeenkomst opzeggen zonder tot schadevergoeding gehouden te zijn.

17. Wijziging van deze voorwaarden

Wij kunnen deze voorwaarden aanpassen. Wijzigingen kondigen wij minimaal 30 dagen van tevoren aan. Gaat het om een wijziging in uw nadeel en bent u het er niet mee eens, dan kunt u de overeenkomst opzeggen tegen de ingangsdatum van de wijziging.

18. Toepasselijk recht en geschillen

Op al onze overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing. Het Weens Koopverdrag is uitgesloten.

Komen wij er samen niet uit, dan leggen wij het geschil voor aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Valmoors Digital is gevestigd: Rechtbank Gelderland. Wij vragen u wel om het eerst met ons te proberen; in de praktijk lost een gesprek meer op dan een procedure.