Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 22 september 2026 · Versie 1.1

Deze verklaring legt uit welke persoonsgegevens Valmoors Digital verwerkt, waarom wij dat doen en welke rechten u daarbij heeft. Zij geldt voor deze website én voor de AI WhatsApp-agent die wij voor onze klanten inzetten.

1. Wie is verantwoordelijk

Valmoors Digital is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.

Organisatie	Valmoors Digital
Adres	Irenestraat 7, 7075 BA Etten
KvK-nummer	[nog niet bekend - aanvullen zodra ingeschreven]
E-mail	privacy@valmoorsdigital.com
WhatsApp	+31 6 12984290
Website	www.valmoorsdigital.com

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming (FG) aangesteld; dat is voor een organisatie van onze omvang en aard niet verplicht. Vragen over privacy kunt u stellen via de bovenstaande contactgegevens.

2. Onze twee rollen: verantwoordelijke en verwerker

Dit onderscheid bepaalt bij wie u terechtkunt met een verzoek.

• Verwerkingsverantwoordelijke. Voor onze eigen website, onze eigen klantcontacten en de berichten die u rechtstreeks aan Valmoors Digital stuurt, bepalen wij zelf doel en middelen. U kunt zich dan direct tot ons richten.
• Verwerker. Draait de AI-agent voor een opdrachtgever — een restaurant, kapsalon, tandartspraktijk of schoonheidssalon — dan is dát bedrijf de verwerkingsverantwoordelijke voor de gesprekken met zijn gasten. Wij verwerken die gegevens uitsluitend in opdracht van dat bedrijf, op basis van een verwerkersovereenkomst. Bent u gast, klant of patiënt van zo'n bedrijf en wilt u uw rechten uitoefenen, richt u zich dan tot dat bedrijf zelf. Wij helpen dat bedrijf daarbij.

3. Gegevens via deze website

Deze website is bewust eenvoudig gehouden. Wij verwerken hier zo min mogelijk gegevens.

Wat wij niet doen

• Geen cookies voor analyse, advertenties of profilering.
• Geen Google Analytics, Meta-pixel of vergelijkbare trackingsoftware.
• Geen contact- of aanmeldformulieren op deze site.
• Geen verkoop of verhuur van gegevens aan derden. Nooit.

Wat wel wordt verwerkt

Gegeven	Waarom	Door wie
IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina, browsertype (serverlogs)	Noodzakelijk om de website te kunnen tonen, en voor beveiliging en storingsonderzoek	Onze hostingpartij Hostinger (Hostinger International Ltd.)
Themavoorkeur (licht/donker) in local storage	Onthoudt uw weergavevoorkeur in uw eigen browser. Dit is geen cookie en wordt niet naar ons verzonden.	Blijft op uw apparaat

4. Gegevens via de WhatsApp-agent

Klikt u op een WhatsApp-knop, dan opent WhatsApp met een vooraf ingevuld bericht. Op dat moment gelden ook de voorwaarden en het privacybeleid van WhatsApp Ireland Ltd. (Meta). Wij hebben geen invloed op wat Meta zelf met uw gegevens doet.

Zodra u ons een bericht stuurt, verwerken wij:

• Uw telefoonnummer en uw WhatsApp-profielnaam.
• De inhoud van uw berichten, inclusief eventuele foto's of documenten die u stuurt.
• Gespreksmetadata: tijdstippen, of een bericht is gelezen en de status van het gesprek.
• Een gespreksverslag op onze server. De agent bewaart het gesprek en de bijbehorende sessiegegevens als bestand op de server waarop hij draait, zodat hij de context van eerdere berichten kent.
• Gegevens die u zelf verstrekt voor een reservering of afspraak: naam, datum en tijd, en afhankelijk van het bedrijf ook het aantal personen, de gewenste behandeling of dienst, dieetwensen of allergieën, en overige opmerkingen.

Maakt u via de agent een afspraak, dan zetten wij die in onze agenda in Google Calendar. Daarin staan uw naam en het onderwerp van de afspraak.

5. Gegevens van klanten en prospects

Neemt u contact op als ondernemer, dan verwerken wij uw naam, bedrijfsnaam, contactgegevens en de inhoud van onze correspondentie. Wordt u klant, dan komen daar factuur- en betaalgegevens bij, die wij op grond van de fiscale bewaarplicht zeven jaar bewaren.

6. Doeleinden en grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens alleen met een grondslag uit artikel 6 AVG.

Doel	Grondslag
Beantwoorden van uw bericht en afhandelen van uw aanvraag	Uitvoering van een overeenkomst of maatregelen op uw verzoek vóór sluiting daarvan (art. 6-1-b)
Vastleggen en bevestigen van een reservering	Uitvoering van een overeenkomst (art. 6-1-b)
Verwerken van allergie- en dieetinformatie	Uitdrukkelijke toestemming, doordat u deze zelf verstrekt (art. 9-2-a)
Beveiliging, misbruikpreventie en serverlogs	Gerechtvaardigd belang: een veilige en werkende dienst (art. 6-1-f)
Verbeteren van de agent aan de hand van echte gesprekken	Gerechtvaardigd belang: kwaliteit van dienstverlening (art. 6-1-f)
Facturatie en administratie	Wettelijke verplichting (art. 6-1-c)
Commerciële opvolging van eerdere klanten	Gerechtvaardigd belang, met altijd de mogelijkheid tot afmelden (art. 6-1-f)

7. AI en geautomatiseerde verwerking

Uw berichten worden gelezen en beantwoord door een AI-agent. Wij vinden dat u dat moet weten, dus zijn wij daar open over.

• U praat in eerste instantie met software. De agent maakt zich als zodanig kenbaar en u kunt altijd vragen om een mens.
• Er is menselijk toezicht. De ondernemer en wij kunnen meelezen en op elk moment ingrijpen of het gesprek overnemen.
• Geen besluitvorming met rechtsgevolg en geen advies. De agent maakt afspraken en beantwoordt praktische vragen. Hij geeft geen medisch, cosmetisch of ander professioneel advies en verwijst zulke vragen door naar de betrokken praktijk of salon. Er worden geen geautomatiseerde besluiten genomen die rechtsgevolgen voor u hebben of u in aanmerkelijke mate treffen, zoals bedoeld in artikel 22 AVG. Er vindt geen profilering plaats.
• Berichtinhoud gaat naar een AI-dienstverlener om een antwoord te genereren. Wij kiezen leveranciers die gegevens van zakelijke klanten niet gebruiken om hun modellen te trainen. Wij gebruiken hiervoor Claude van Anthropic (Anthropic PBC). Anthropic gebruikt gegevens van zakelijke API-klanten niet om haar modellen te trainen.

8. Delen met derden

Wij verkopen uw gegevens niet. Wij schakelen wel dienstverleners in die namens ons verwerken. Met elk van hen sluiten wij een verwerkersovereenkomst.

Categorie	Doel	Partij
Berichtenplatform	Bezorgen en ontvangen van WhatsApp-berichten	WhatsApp Ireland Ltd. (Meta)
AI-taalmodel	Genereren van antwoorden	Anthropic PBC (Claude), Verenigde Staten
Website-hosting	Serveren van deze website	Hostinger International Ltd., Litouwen
Hosting van de agent	Draaien van de WhatsApp-agent en opslag van de gesprekken	Hostinger International Ltd. (n8n), Verenigd Koninkrijk
Agenda	Vastleggen van gemaakte afspraken	Google Ireland Ltd. (Google Calendar)
Onze opdrachtgever	Uitvoeren van uw reservering of afspraak	Het restaurant, de salon of de praktijk waarmee u contact zoekt
Boekhouding	Facturatie en fiscale plichten	[nog niet gekozen - aanvullen zodra bekend]

Daarnaast verstrekken wij gegevens als wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld op vordering van een bevoegde autoriteit.

9. Doorgifte buiten de EER

Sommige leveranciers zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte of verwerken daar gegevens, met name in de Verenigde Staten. In dat geval zorgen wij voor een geldige grondslag voor doorgifte: een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (zoals het EU-US Data Privacy Framework) of de door de Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen (SCC's), aangevuld met passende aanvullende maatregelen.

De agent zelf draait op een server van Hostinger in het Verenigd Koninkrijk. Het Verenigd Koninkrijk kent een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, waardoor doorgifte daarheen is toegestaan zonder aanvullende maatregelen.

10. Bewaartermijnen

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben gekregen.

Gegevens	Termijn
WhatsApp-gesprekken zonder afspraak	3 maanden na het laatste bericht
WhatsApp-gesprekken met een gemaakte afspraak	12 maanden na het laatste bericht
Technische lijst met verwerkte bericht-ID's (voorkomt dubbele antwoorden)	7 dagen
Gezondheidsgerelateerde opmerkingen (allergie, dieet, huid)	Direct na de afspraak verwijderd, tenzij u vaste klant bent en anders wenst
Klantadministratie en facturen	7 jaar (fiscale bewaarplicht)
Serverlogs van de website	Bewaard door Hostinger, alleen zolang nodig voor beveiliging en foutanalyse.
Correspondentie met prospects	24 maanden na het laatste contact

Draaien wij de agent voor een opdrachtgever, dan gelden de termijnen die met die opdrachtgever zijn afgesproken in de verwerkersovereenkomst.

11. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• versleutelde verbindingen (TLS) voor de website en alle koppelingen;
• toegang tot gesprekken alleen voor wie dat voor zijn werk nodig heeft;
• tweefactorauthenticatie op de accounts die toegang geven tot systemen;
• periodieke controle van leveranciers en hun verwerkersovereenkomsten.

Vermoedt u een kwetsbaarheid of een datalek? Laat het ons weten via privacy@valmoorsdigital.com. Wij reageren zo snel mogelijk en melden een datalek waar nodig binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Uw rechten

U heeft op grond van de AVG de volgende rechten:

• Inzage in de gegevens die wij van u verwerken.
• Rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens.
• Verwijdering van uw gegevens, voor zover wij ze niet wettelijk moeten bewaren.
• Beperking van de verwerking.
• Bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Dataportabiliteit: uw gegevens in een gangbaar bestandsformaat ontvangen.
• Intrekken van toestemming, zonder gevolgen voor verwerkingen daarvóór.

Een verzoek stuurt u naar privacy@valmoorsdigital.com. Wij reageren binnen één maand. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen wij u om aanvullende identificatie vragen. Gaat het om een gesprek met een bedrijf waarvoor wij de agent draaien, richt u zich dan tot dat bedrijf (zie punt 2).

13. Klacht indienen

Komt u er met ons niet uit, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens, autoriteitpersoonsgegevens.nl. Woont u in een ander EU-land, dan kunt u terecht bij de toezichthouder in uw eigen land.

14. Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening of de regelgeving daar aanleiding toe geeft. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging bovenaan. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij bestaande klanten actief.

15. Contact

Vragen over deze verklaring of over uw gegevens? Stuur een bericht naar privacy@valmoorsdigital.com of app ons op +31 6 12984290.