Allgemeine Geschäftsbedingungen

Zuletzt aktualisiert: 24. August 2026 · Version 1.0

Diese Bedingungen gelten für alle Angebote, Aufträge und Verträge zwischen Valmoors Digital und ihren Geschäftskunden. Wir haben sie so kurz und lesbar wie möglich gehalten, ohne das wegzulassen, worauf es im Streitfall ankommt.

1. Begriffsbestimmungen

• Valmoors Digital: der Verwender dieser Bedingungen, ansässig in der Irenestraat 7, 7075 BA Etten, Niederlande.
• Kunde: das Unternehmen oder der Berufstätige, der mit uns einen Vertrag schließt. Diese Bedingungen richten sich nicht an Verbraucher.
• Agent: der KI-Assistent, der im Namen des Kunden Nachrichten beantwortet, Termine vereinbart und Kunden nachfasst.
• Abonnement: die laufende Leistung gegen ein monatliches Entgelt.
• Einmalige Kosten: nicht wiederkehrende Arbeiten, etwa die Einrichtung des Agenten, der Bau einer Website oder einer Schnittstelle.

2. Geltungsbereich

Diese Bedingungen gelten für jedes Angebot und jeden Vertrag mit Valmoors Digital. Eigene Einkaufsbedingungen des Kunden oder abweichende Bedingungen weisen wir ausdrücklich zurück, sofern wir sie nicht schriftlich anerkannt haben.

Ist eine Bestimmung nichtig oder nicht durchsetzbar, bleiben die übrigen Bestimmungen wirksam. Wir ersetzen sie dann durch eine wirksame Regelung, die dem Zweck möglichst nahekommt.

3. Angebote und Vertragsschluss

Angebote sind freibleibend und 30 Tage gültig, sofern nichts anderes angegeben ist. Ein Vertrag kommt zustande, sobald der Kunde das Angebot schriftlich oder per WhatsApp annimmt oder sobald wir mit seiner Zustimmung mit der Arbeit beginnen.

Vereinbarungen, die per WhatsApp oder E-Mail bestätigt werden, gelten als schriftlich. Das ist bewusst so: Wir arbeiten mit kurzen Wegen und wollen nicht, dass eine Einigung später an einer Formfrage scheitert.

4. Was wir liefern

Je nach Vereinbarung kann unsere Leistung Folgendes umfassen:

• Einrichtung, Training und Wartung eines KI-Agenten für WhatsApp und/oder Telefon;
• ein Reservierungs- oder Terminsystem und die Anbindung an Ihren Kalender;
• automatische Nachverfolgung von Anfragen und früheren Kunden;
• Erstellung und Pflege einer Website oder Landingpage;
• Nachjustieren des Agenten anhand der eingehenden Gespräche.

Wir bemühen uns, das vereinbarte Ergebnis zu erreichen. Was wir erbringen, ist eine Bemühens- und keine Erfolgsverpflichtung: Wir können nicht garantieren, dass eine bestimmte Zahl an Reservierungen, Anfragen oder ein bestimmter Umsatz erreicht wird. Zahlen in unserem Marketingmaterial sind Erfahrungswerte und Durchschnitte, keine Zusagen.

5. Was wir von Ihnen erwarten

• Dass Sie uns rechtzeitig die Informationen, Texte, Zugänge und Konten geben, die wir benötigen.
• Dass Sie für ein funktionierendes WhatsApp-Business-Konto und die zugehörigen Berechtigungen bei Meta sorgen.
• Dass Sie die von Ihnen gelieferten Inhalte verwenden dürfen und diese keine Rechte Dritter verletzen.
• Dass Sie den Agenten nicht für Täuschung, Spam oder unerwünschte Massennachrichten einsetzen.
• Dass Sie die Antworten des Agenten dort prüfen, wo Ihr Beruf es erfordert, insbesondere im Gesundheitswesen.

Verzögert sich die Lieferung, weil wir auf Sie warten, verschiebt sich der Zeitplan und wir können zusätzliche Stunden zum geltenden Satz berechnen.

6. Preise und Zahlung

Alle Beträge verstehen sich in Euro und zuzüglich Mehrwertsteuer, sofern nicht ausdrücklich anders angegeben.

Kostenart	Zahlungszeitpunkt
Monatsabonnement	Im Voraus. Wir stellen jeweils vor Beginn des neuen Monats eine Rechnung; die Zahlung muss vor Monatsbeginn eingegangen sein. Der erste Monat wird bei Vertragsbeginn gezahlt.
Einmalige Kosten (Einrichtung des Agenten, Website, Schnittstellen, Mehrarbeit)	Binnen 30 Tagen ab Rechnungsdatum.
Kosten Dritter, die wir vorstrecken (z. B. Nachrichtengebühren bei Meta, Domains, Hosting)	Zum Selbstkostenpreis weiterberechnet, zur selben Frist wie die Rechnung, auf der sie stehen

Die Zahlung erfolgt per Banküberweisung auf die auf der Rechnung genannte Kontonummer oder per Lastschrift, sofern Sie uns dazu ermächtigt haben. Aufrechnung oder Zurückbehaltung durch den Kunden ist nicht zulässig.

Wir dürfen unsere Preise jährlich anpassen. Eine Preisänderung kündigen wir mindestens 30 Tage im Voraus an. Sind Sie damit nicht einverstanden, können Sie den Vertrag zum Zeitpunkt des Inkrafttretens des neuen Preises kündigen.

7. Zahlungsverzug

Zahlen Sie nicht rechtzeitig, geraten Sie ohne Mahnung in Verzug. Ab diesem Zeitpunkt stehen uns die gesetzlichen Verzugszinsen für Handelsgeschäfte (Artikel 6:119a niederländisches Bürgerliches Gesetzbuch) sowie der Ersatz außergerichtlicher Inkassokosten zu, mit einem gesetzlichen Mindestbetrag von 40 €.

Bleibt die Zahlung nach einer Erinnerung aus, dürfen wir die Leistung aussetzen. Wir kündigen das mindestens sieben Tage im Voraus an, damit Sie nicht unangekündigt ohne Agenten dastehen. Die Aussetzung befreit Sie nicht von der Zahlungspflicht.

8. Laufzeit und Kündigung

Das Abonnement wird auf unbestimmte Zeit geschlossen und läuft je Kalendermonat. Es gibt keinen Jahresvertrag und keine Kündigungsfrist: Sie kündigen zum Ende des laufenden Monats, und dann endet es. Die Kündigung ist schriftlich, per E-Mail oder per WhatsApp möglich.

Bereits bezahlte Monate werden nicht anteilig erstattet, außer im Fall der Geld-zurück-Garantie in Artikel 9. Bei Kündigung übergeben wir Ihnen auf Wunsch Ihre Daten in einem gängigen Dateiformat und löschen anschließend, was wir nicht aufbewahren müssen.

Wir können den Vertrag mit einer Frist von einem Monat kündigen. Bei Insolvenz, Zahlungsaufschub oder schwerwiegendem Missbrauch des Agenten können wir fristlos kündigen.

9. Pilot und Geld-zurück-Garantie

Den ersten drei Pilotkunden berechnen wir keine einmaligen Kosten für die Einrichtung des Agenten. Sie zahlen nur das monatliche Entgelt.

Bringt der Agent in den ersten 30 Tagen keine einzige Reservierung oder Anfrage, die sonst liegen geblieben wäre, erstatten wir das Monatsentgelt dieses ersten Monats. Da das Abonnement im Voraus gezahlt wird, handelt es sich um eine Rückerstattung und nicht um einen Zahlungsaufschub.

Die Garantie ist an zwei Bedingungen geknüpft, an sonst nichts:

• wir messen das Ergebnis gemeinsam mit Ihnen anhand der tatsächlich eingehenden Gespräche;
• Sie haben uns die Zugänge und Informationen gegeben, die nötig waren, damit der Agent funktioniert.

Sie machen die Garantie innerhalb von 14 Tagen nach Ablauf dieser ersten 30 Tage geltend.

10. Verfügbarkeit und Dritte

Wir bemühen uns, den Agenten und die Website durchgehend verfügbar zu halten, geben aber keine Garantie für unterbrechungsfreie Verfügbarkeit. Wartungen kündigen wir nach Möglichkeit vorher an und legen sie außerhalb der Stoßzeiten.

Unser Dienst stützt sich auf Leistungen Dritter, darunter WhatsApp und die Nachrichteninfrastruktur von Meta, das Sprachmodell von Anthropic sowie das Hosting bei Railway und Hostinger. Störungen, Preis- oder Richtlinienänderungen bei diesen Anbietern können wir nicht verhindern und gehen nicht zu unseren Lasten. Betrifft eine solche Änderung den Dienst wesentlich, besprechen wir mit Ihnen eine Alternative.

11. Funktionsweise des KI-Agenten

Der Agent antwortet auf Basis eines Sprachmodells. Solche Modelle sind leistungsfähig, aber nicht unfehlbar: Eine Antwort kann unvollständig oder falsch sein. Wir richten den Agenten so ein, dass er in seinem Auftrag bleibt und im Zweifel weiterverweist, und justieren ihn anhand echter Gespräche nach.

• Der Agent gibt sich als KI zu erkennen und verweist auf Wunsch an einen Menschen.
• Der Agent erteilt keine medizinische, kosmetische, rechtliche oder finanzielle Beratung.
• Die Endverantwortung für das, was im Namen Ihres Unternehmens nach außen geht, bleibt bei Ihnen.
• Sie können jederzeit eingreifen oder ein Gespräch übernehmen.

12. Geistiges Eigentum

Alle Rechte an der von uns entwickelten Software, an Prompts, Vorlagen, Schnittstellen und Arbeitsweisen verbleiben bei Valmoors Digital. Für die Dauer des Vertrags erhalten Sie ein nicht übertragbares Nutzungsrecht an dem, was wir für Sie einrichten.

Die von Ihnen gelieferten Inhalte bleiben Ihr Eigentum, ebenso die Daten aus Ihren eigenen Gesprächen und Reservierungen. Für eine speziell für Sie erstellte Website können wir bei Beendigung eine Übertragung vereinbaren; das halten wir dann gesondert fest.

Wir dürfen Ihren Firmennamen und Ihr Logo als Referenz nennen, sofern Sie dem nicht widersprechen. Eine Nachricht genügt, um das zu beenden.

13. Personenbezogene Daten

Verarbeiten wir personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, sind wir Auftragsverarbeiter und Sie Verantwortlicher. Dafür schließen wir mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Wie wir mit Daten umgehen, steht in unserer Datenschutzerklärung.

Arbeiten Sie im Gesundheitswesen, gelten zusätzliche Vereinbarungen zu Zugriff, Aufbewahrung und Sicherheit. Diese halten wir fest, bevor der Agent live geht.

14. Vertraulichkeit

Wir behandeln vertraulich, was wir über Ihr Unternehmen erfahren, und nutzen es nur zur Erfüllung unserer Vereinbarung. Dasselbe erwarten wir von Ihnen hinsichtlich unserer Arbeitsweise, Prompts und Preise. Diese Pflicht gilt auch nach Vertragsende fort.

15. Haftung

Unsere Haftung ist auf direkte Schäden und auf den Betrag begrenzt, den Sie uns in den sechs Monaten vor dem schadenverursachenden Ereignis gezahlt haben, höchstens jedoch 5.000 €.

Nicht ersatzfähig sind:

• entgangener Gewinn, entgangener Umsatz oder entgangene Einsparungen;
• Schäden durch unrichtige oder unvollständige Antworten des Agenten, es sei denn, sie beruhen auf Vorsatz oder bewusster Leichtfertigkeit unsererseits;
• Schäden durch Ausfälle oder Änderungen bei Dritten gemäß Artikel 10;
• Schäden dadurch, dass Sie Informationen verspätet oder unrichtig geliefert haben.

Diese Beschränkungen gelten nicht bei Vorsatz oder bewusster Leichtfertigkeit von Valmoors Digital. Ein Anspruch verfällt, wenn Sie ihn nicht innerhalb von zwölf Monaten nach Entdeckung bei uns melden.

16. Höhere Gewalt

Bei höherer Gewalt ruhen unsere Pflichten. Als höhere Gewalt gelten jedenfalls: Störungen bei Meta, Anthropic, Railway oder Hostinger, Ausfall von Internet oder Strom, Cyberangriffe, behördliche Maßnahmen und langwierige Erkrankung von Schlüsselpersonen. Dauert die höhere Gewalt länger als 60 Tage, kann jede Partei den Vertrag kündigen, ohne zum Schadensersatz verpflichtet zu sein.

17. Änderung dieser Bedingungen

Wir können diese Bedingungen ändern. Änderungen kündigen wir mindestens 30 Tage im Voraus an. Ist eine Änderung für Sie nachteilig und sind Sie damit nicht einverstanden, können Sie den Vertrag zum Zeitpunkt des Inkrafttretens kündigen.

18. Anwendbares Recht und Streitigkeiten

Auf alle unsere Verträge ist niederländisches Recht anwendbar. Das UN-Kaufrecht (CISG) ist ausgeschlossen.

Kommen wir nicht gemeinsam weiter, legen wir den Streit dem zuständigen Gericht im Bezirk vor, in dem Valmoors Digital ansässig ist: Rechtbank Gelderland (Bezirksgericht Gelderland). Wir bitten Sie jedoch, es zuerst mit uns zu versuchen; in der Praxis löst ein Gespräch mehr als ein Verfahren.