Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert: 24. August 2026 · Version 1.0

Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten Valmoors Digital verarbeitet, warum wir das tun und welche Rechte Sie dabei haben. Sie gilt für diese Website und für den KI-WhatsApp-Agenten, den wir für unsere Kunden betreiben.

1. Wer ist verantwortlich

Valmoors Digital ist verantwortlich für die in dieser Erklärung beschriebene Verarbeitung personenbezogener Daten.

Organisation	Valmoors Digital
Anschrift	Irenestraat 7, 7075 BA Etten
Handelsregisternummer (KvK)	[noch nicht bekannt - nach Eintragung ergänzen]
E-Mail	privacy@valmoorsdigital.com
WhatsApp	+31 6 12984290
Website	www.valmoorsdigital.com

Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten bestellt; für eine Organisation unserer Größe und Art ist das nicht verpflichtend. Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die oben genannten Kontaktdaten.

2. Unsere zwei Rollen: Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

Diese Unterscheidung bestimmt, an wen Sie sich mit einem Antrag wenden.

• Verantwortlicher. Für unsere eigene Website, unsere eigenen Kundenkontakte und die Nachrichten, die Sie direkt an Valmoors Digital senden, bestimmen wir Zweck und Mittel selbst. Dann können Sie sich direkt an uns wenden.
• Auftragsverarbeiter. Läuft der KI-Agent für einen Auftraggeber — ein Restaurant, einen Friseursalon, eine Zahnarztpraxis oder ein Kosmetikstudio —, dann ist dieses Unternehmen der Verantwortliche für die Gespräche mit seinen eigenen Gästen. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich im Auftrag dieses Unternehmens auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Sind Sie Gast, Kunde oder Patient eines solchen Unternehmens und möchten Ihre Rechte ausüben, wenden Sie sich bitte direkt an dieses Unternehmen. Wir unterstützen es dabei.

3. Daten über diese Website

Diese Website ist bewusst schlicht gehalten. Wir verarbeiten hier so wenige Daten wie möglich.

Was wir nicht tun

• Keine Cookies für Analyse, Werbung oder Profiling.
• Kein Google Analytics, kein Meta-Pixel und keine vergleichbare Tracking-Software.
• Keine Kontakt- oder Anmeldeformulare auf dieser Website.
• Kein Verkauf und keine Vermietung von Daten an Dritte. Niemals.

Was tatsächlich verarbeitet wird

Daten	Warum	Durch wen
IP-Anschriftse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browsertyp (Serverlogs)	Notwendig, um die Website auszuliefern, sowie für Sicherheit und Fehlersuche	Unser Hosting-Anbieter Hostinger (Hostinger International Ltd.)
Themenpräferenz (hell/dunkel) im local storage	Merkt sich Ihre Anzeigepräferenz in Ihrem eigenen Browser. Das ist kein Cookie und wird nie an uns gesendet.	Bleibt auf Ihrem Gerät

4. Daten über den WhatsApp-Agenten

Wenn Sie auf einen WhatsApp-Button klicken, öffnet sich WhatsApp mit einer vorformulierten Nachricht. Ab diesem Moment gelten auch die Bedingungen und die Datenschutzerklärung von WhatsApp Ireland Ltd. (Meta). Wir haben keinen Einfluss darauf, was Meta selbst mit Ihren Daten tut.

Sobald Sie uns eine Nachricht senden, verarbeiten wir:

• Ihre Telefonnummer und Ihren WhatsApp-Profilnamen.
• Den Inhalt Ihrer Nachrichten, einschließlich Fotos oder Dokumenten, die Sie senden.
• Gesprächsmetadaten: Zeitstempel, ob eine Nachricht gelesen wurde, und der Status des Gesprächs.
• Ein Gesprächsprotokoll auf unserem Server. Der Agent speichert das Gespräch und die zugehörigen Sitzungsdaten als Datei auf dem Server, auf dem er läuft, damit er den Kontext früherer Nachrichten kennt.
• Daten, die Sie selbst angeben für eine Reservierung oder einen Termin: Name, Datum und Uhrzeit sowie je nach Betrieb auch die Personenzahl, die gewünschte Behandlung oder Leistung, Ernährungswünsche oder Allergien und sonstige Anmerkungen.

Wenn Sie über den Agenten einen Termin vereinbaren, tragen wir ihn in unseren Kalender in Google Calendar ein. Dieser Eintrag enthält Ihren Namen und den Gegenstand des Termins.

5. Daten von Kunden und Interessenten

Wenn Sie uns als Unternehmer kontaktieren, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihren Firmennamen, Ihre Kontaktdaten und den Inhalt unserer Korrespondenz. Werden Sie Kunde, kommen Rechnungs- und Zahlungsdaten hinzu, die wir aufgrund steuerlicher Aufbewahrungspflichten sieben Jahre aufbewahren.

6. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur auf einer Rechtsgrundlage nach Artikel 6 DSGVO.

Zweck	Rechtsgrundlage
Beantwortung Ihrer Nachricht und Bearbeitung Ihrer Anfrage	Erfüllung eines Vertrags oder vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b)
Erfassung und Bestätigung einer Reservierung	Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b)
Verarbeitung von Allergie- und Ernährungsangaben	Ausdrückliche Einwilligung, indem Sie diese selbst angeben (Art. 9 Abs. 2 lit. a)
Sicherheit, Missbrauchsprävention und Serverlogs	Berechtigtes Interesse: ein sicherer und funktionierender Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. f)
Verbesserung des Agenten anhand echter Gespräche	Berechtigtes Interesse: Qualität der Dienstleistung (Art. 6 Abs. 1 lit. f)
Rechnungsstellung und Buchhaltung	Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c)
Kommerzielle Nachfassaktionen bei früheren Kunden	Berechtigtes Interesse, jederzeit mit Abmeldemöglichkeit (Art. 6 Abs. 1 lit. f)

7. KI und automatisierte Verarbeitung

Ihre Nachrichten werden von einem KI-Agenten gelesen und beantwortet. Wir finden, dass Sie das wissen sollten, und gehen deshalb offen damit um.

• Sie sprechen zunächst mit Software. Der Agent gibt sich als solcher zu erkennen, und Sie können jederzeit einen Menschen verlangen.
• Es gibt menschliche Aufsicht. Der Unternehmer und wir können mitlesen und jederzeit eingreifen oder das Gespräch übernehmen.
• Keine Entscheidungen mit Rechtswirkung und keine Beratung. Der Agent vereinbart Termine und beantwortet praktische Fragen. Er erteilt keine medizinische, kosmetische oder sonstige fachliche Beratung und verweist solche Fragen an die betreffende Praxis oder das Studio. Es werden keine automatisierten Entscheidungen getroffen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen, im Sinne von Artikel 22 DSGVO. Es findet kein Profiling statt.
• Nachrichteninhalte gehen an einen KI-Dienstleister um eine Antwort zu erzeugen. Wir wählen Anbieter, die Daten von Geschäftskunden nicht zum Training ihrer Modelle verwenden. Dafür nutzen wir Claude von Anthropic (Anthropic PBC). Anthropic verwendet Daten von Geschäftskunden der API nicht zum Training ihrer Modelle.

8. Weitergabe an Dritte

Wir verkaufen Ihre Daten nicht. Wir setzen jedoch Dienstleister ein, die in unserem Auftrag verarbeiten. Mit jedem von ihnen schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag.

Kategorie	Zweck	Anbieter
Messaging-Plattform	Zustellung und Empfang von WhatsApp-Nachrichten	WhatsApp Ireland Ltd. (Meta)
KI-Sprachmodell	Erzeugung von Antworten	Anthropic PBC (Claude), Vereinigte Staaten
Website-Hosting	Ausliefern dieser Website	Hostinger International Ltd., Litauen
Hosting des Agenten	Betrieb des WhatsApp-Agenten	Railway Corp., Vereinigte Staaten
Kalender	Erfassung vereinbarter Termine	Google Ireland Ltd. (Google Calendar)
Unser Auftraggeber	Durchführung Ihrer Reservierung oder Ihres Termins	Das Restaurant, Studio oder die Praxis, die Sie kontaktieren
Buchhaltung	Rechnungsstellung und steuerliche Pflichten	[noch nicht gewählt - ergänzen, sobald bekannt]

Darüber hinaus geben wir Daten weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, etwa auf Anordnung einer zuständigen Behörde.

9. Übermittlung außerhalb des EWR

Einige Anbieter sind außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums ansässig oder verarbeiten dort Daten, insbesondere in den Vereinigten Staaten. In diesem Fall sorgen wir für eine gültige Übermittlungsgrundlage: einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (etwa das EU-US Data Privacy Framework) oder die Standardvertragsklauseln der Kommission (SCC), ergänzt um geeignete zusätzliche Maßnahmen.

10. Aufbewahrungsfristen

Wir bewahren Daten nicht länger auf, als es für den Zweck erforderlich ist, zu dem wir sie erhalten haben.

Daten	Frist
WhatsApp-Gespräche ohne Folgekontakt	12 Monate nach der letzten Nachricht
Reservierungs- und Termindaten	12 Monate nach dem Termindatum
Gesundheitsbezogene Angaben (Allergie, Ernährung, Haut)	Direkt nach dem Termin gelöscht, sofern Sie nicht Stammkunde sind und es anders wünschen
Kundenunterlagen und Rechnungen	7 Jahre (steuerliche Aufbewahrungspflicht)
Serverlogs der Website	Von Hostinger aufbewahrt, nur so lange wie für Sicherheit und Fehleranalyse erforderlich.
Korrespondenz mit Interessenten	24 Monate nach dem letzten Kontakt

Betreiben wir den Agenten für einen Auftraggeber, gelten die mit diesem im Auftragsverarbeitungsvertrag vereinbarten Fristen.

11. Sicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, darunter:

• verschlüsselte Verbindungen (TLS) für die Website und alle Schnittstellen;
• Zugriff auf Gespräche nur für diejenigen, die ihn für ihre Arbeit benötigen;
• Zwei-Faktor-Authentifizierung für die Konten, die Zugang zu Systemen gewähren;
• regelmäßige Überprüfung der Anbieter und ihrer Auftragsverarbeitungsverträge.

Vermuten Sie eine Schwachstelle oder eine Datenpanne? Melden Sie es uns unter privacy@valmoorsdigital.com. Wir reagieren so schnell wie möglich und melden eine Datenpanne, sofern erforderlich, innerhalb von 72 Stunden der niederländischen Datenschutzbehörde.

12. Ihre Rechte

Nach der DSGVO haben Sie die folgenden Rechte:

• Auskunft zu den Daten, die wir über Sie verarbeiten.
• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten.
• Löschung Ihrer Daten, soweit wir sie nicht gesetzlich aufbewahren müssen.
• Einschränkung der Verarbeitung.
• Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigten Interesses.
• Datenübertragbarkeit: Erhalt Ihrer Daten in einem gängigen Dateiformat.
• Widerruf der Einwilligung, ohne Auswirkung auf zuvor erfolgte Verarbeitungen.

Einen Antrag richten Sie an privacy@valmoorsdigital.com. Wir antworten innerhalb eines Monats. Um zu verhindern, dass wir Daten an die falsche Person herausgeben, können wir Sie um eine zusätzliche Identifikation bitten. Betrifft Ihr Anliegen ein Gespräch mit einem Unternehmen, für das wir den Agenten betreiben, wenden Sie sich bitte an dieses Unternehmen (siehe Punkt 2).

13. Beschwerde einreichen

Kommen wir nicht gemeinsam weiter, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einzureichen. In den Niederlanden ist das die Autoriteit Persoonsgegevens, autoriteitpersoonsgegevens.nl. Wohnen Sie in einem anderen EU-Land, können Sie sich an die Aufsichtsbehörde Ihres Landes wenden.

14. Änderungen

Wir können diese Erklärung anpassen, wenn unsere Dienstleistungen oder die Vorschriften dazu Anlass geben. Die aktuelle Fassung steht immer auf dieser Seite, mit dem Datum der letzten Änderung oben. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir bestehende Kunden aktiv.

15. Kontakt

Fragen zu dieser Erklärung oder zu Ihren Daten? Schreiben Sie an privacy@valmoorsdigital.com oder schreiben Sie uns auf +31 6 12984290.